Ochrona danych osobowych - RODO
OI.0168.1.2023 Klauzula informacyjna dotyczącą przetwarzania danych osobowych w trybie RODO
w Komendzie Powiatowej Policji w Gnieźnie (udostępniona na stronie internetowej i BIP)
Szanowna Pani/Szanowny Panie,
w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz. Urz. UE L Nr 119, str. 1 z późn. zm., dalej RODO, dochowując warunków w nim zawartych informujemy, że:
1. Administratorem Pana/Pani danych jest Komendant Powiatowy Policji w Gnieźnie z siedzibą przy ul. Jana Pawła II 2, 62-200 Gniezno
2. Inspektorem Ochrony Danych jest Magdalena Pluta – kontakt:
- tel. 47 77 21 322,
- e-mail: iod.gniezno@po.policja.gov.pl
- lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach:
a. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, a w szczególności w zakresie realizacji zadań pracodawcy, wykonywania zdań podmiotu administracji publicznej, realizacji zobowiązań na rzecz podmiotów uprawnionych do otrzymywania danych w ramach konkretnego postępowania prowadzonego na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych informacji (podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c lub art. 9 ust. 2 lit. b, j RODO);
b. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi (podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
c. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń wynikających z zawartych umów, zabezpieczenia bezpieczeństwa mienia organizacji oraz bezpieczeństwa zasobów pozostających w jego dyspozycji (podstawą przetwarzania jest art 6 ust. 1 lit. f lub art. 9 ust. 2 lit. f RODO);
d. realizacji Pani/Pana wniosków, na podstawie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych (podstawą przetwarzania jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
e. wykonania warunków umowy, jeżeli jest Pan/Pani stroną takiej umowy zawartej z Administratorem lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy (podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
W przypadkach, kiedy podanie Pani/Pana danych jest dobrowolne, odmowa ich podania może uniemożliwić realizację Pani/Pana wniosku bądź zawarcie umowy. Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych przez Policję jest nie tylko uprawnieniem, ale często również ustawowym obowiązkiem.
4. Odbiorcy danych osobowych:
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Komendzie Powiatowej Policji w Gnieźnie mogą być wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania takich informacji na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
5. Osobom, których dane są przetwarzane zgodnie z RODO przysługuje:
a. prawo dostępu do własnych danych osobowych (art 15 RODO) z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Komendant Powiatowy Policji w Gnieźnie;
b. prawo do żądania od Administratora sprostowania swoich danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO);
c. prawo do żądania usunięcia danych (tzn. prawo do bycia zapomnianym - art. 17 RODO) w sytuacji, jeżeli zachodzi jeden z następujących okoliczności:
- dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
- osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
- dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
d. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych (art. 18 RODO) – jeżeli:
- kwestionuje Pani/Pan prawidłowość przetwarzanych danych osobowych,
- uważa Pani/Pan, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie zgadza się na ich usunięcie, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania,
- Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do swoich celów przetwarzania, ale są Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
e. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadków, w których Administrator posiada uprawnienie do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa;
f. jeżeli Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody ( art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Żądanie realizacji wyżej wymienionych praw proszę przesłać w formie pisemnej na adres jednostki (adres podany na wstępie, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”) lub w formie elektronicznej zgodnie z art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego, do administratora danych osobowych .
Niezależnie od wymienionych praw, w przypadku, kiedy dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, (czyli w sytuacji kiedy przetwarza dane bez zgody osoby, nie wykonuje obowiązku prawnego, nie realizuje warunków zawartej umowy, ale podejmuje działania w celu zabezpieczenia interesów organizacji) – przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
6. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
W przypadku uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, bądź drogą elektroniczną poprzez stronę https://uodo.gov.pl/pl//p/kontakt .
7. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w ramach dokumentacji prowadzonej w formie papierowej i elektronicznej na podstawie przepisów prawa dotyczących archiwizacji, przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, lecz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji. Sposób kwalifikowania spraw oraz czas ich przechowywania określa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 roku.
8. Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
9. Ograniczenia stosowania RODO:
Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22 b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ogranicza się stosowanie RODO:
- art. 16 – prawo do sprostowania danych - w ten sposób, że administrator danych przyjmuje od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne;
- art 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania - w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.
Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO - prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.